Homeoffice in Deutschland

Durch die Corona-Pandemie wurde eine Entwicklung beschleunigt, die schon vorher Fahrt aufgenommen hatte, nämlich hin zum Arbeiten im Homeoffice.

Ganz so einfach wie es sich anhört, ist dies grenzüberschreitend aber nicht und es gibt eine Menge zu beachten. In jedem Falle müssen die Bereiche Sozialversicherung und Steuern betrachtet werden, aber auch das Arbeitsrecht wird berührt. Des Weiteren kann es zu einer automatischen Betriebsstätten-Gründung kommen, was viele Arbeitgeber zur Vorsicht anhält.

Grundsätzlich gelten für das Arbeiten im Homeoffice die generellen Regeln für das Arbeiten in mehreren Ländern.

Ein besonderes Problem im deutsch-dänischen Verhältnis ist, dass ein wesentlich steuerfinanziertes System auf ein im Wesentlichen beitragsfinanziertes System trifft und die beiden Themengebiete im Grunde nicht zusammenhängen.

Auch soll hier nur auf die Standardkonstellation eingegangen werden, d.h. der Pendler hat einen Arbeitgeber in Dänemark, für den er auch im Wohnland Deutschland im Homeoffice arbeitet.

Sozialversicherung

Hier gilt die allgemeine Regel nach Artikel 13 der Verordnung 883/2004, dass man im Deutschland versichert wird, wenn man mindestens 25% im Homeoffice in Deutschland arbeitet. Hierbei ist die Arbeitszeit ausschlaggebend, da der Arbeitnehmer in beiden Ländern für den gleichen Arbeitgeber arbeitet. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen dann Beiträge zur deutschen Sozialversicherung bezahlen. Siehe hierzu auch unter Sozialversicherung „Anwendbare Rechtsvorschriften“ und „Dänischer Arbeitgeber und deutsche Sozialabgaben“. Dies ist meist nicht mehr sehr attraktiv.

Für öffentlich Bedienstete gelten andere Regeln. Diese bleiben in Dänemark versichert, egal wo sie die Arbeit ausführen. Dies richtet sich nach der Beamtenregel der Verordnung. In Dänemark gelten alle Angestellten des öffentlichen Dienstes als Beamte, jedoch auch die Angestellten von Staatsbetrieben, die zu mindestens 50% öffentlich finanziert sind. Bei diesen Arbeitnehmern stellt Udbetaling Danmark als Behörde im Anstellungsland die Urkunde A1 aus.

Die Verwaltungskommission der Europäischen Union hat eine „Guidance Note on Telework“ veröffentlicht. Diese erläutert ausführlich, wie man die 25% Regel anwenden kann. Darüber hinaus verweist sie auf Artikel 16 der Verordnung 883/2004. Dieser Artikel räumt den Verbindungsstellen Udbetaling Danmark und der DVKA (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland) die Möglichkeit ein, andere Einzelvereinbarungen zu treffen. Hier könnte man auf Antrag des Betroffenen vereinbaren, dass obwohl die 25% erreicht oder überschritten werden, dennoch dänische Sozialversicherung weiter gilt.

Der Arbeitnehmer muss einen Antrag bei der DVKA stellen. Mit dieser Urkunde entscheidet diese, wo der Arbeitnehmer sozialversichert ist. Diese Entscheidung gilt auch in Dänemark.

Steuern

Das deutsch-dänische Doppelbesteuerungsabkommen legt fest, dass der Lohn dort versteuert wird, wo er durch physische Anwesenheit verdient wird. Das Besteuerungsrecht für das Gehalt verdient im Homeoffice, hat Deutschland.

Oft wird das Einkommen trotz Homeoffice laufend in Dänemark besteuert, obwohl Teile in Deutschland steuerpflichtig sind. Man muss dann eine Berichtigung im Rahmen der dänischen Steuererklärung herbeiführen, erhält das Geld in Dänemark zurück und muss dann die deutschen Steuern bezahlen, nachdem diese durch eine Steuererklärung berechnet wurden. U.U. muss man sich hier Hilfe durch Steuersachkundige holen, z.B. bei einem Lohnsteuerhilfeverein, Steuerberater oder anderen Befugten.

Es ist auch zu beachten, dass man dann eventuell die Bedingungen für die Grenzgängerregel in Dänemark nicht mehr erfüllt, weil dann nicht mehr 75% des Jahreseinkommens dänischer Besteuerung unterliegen. Für öffentlich Bedienstete gelten ggf. andere Regeln.

Telework

Die bereits erwähnte Guidance Note on Telework der Europäischen Kommission definiert genau, was Telework ist. Kurz gefasst und vereinfacht gesagt ist es Telework, wenn man an einem anderen Ort als dem Sitz des Arbeitgebers Arbeiten ausführt, wie man sie auch im Büro am Sitz des Arbeitgebers ausführen würde, typischerweise angebunden an die EDV-Systeme des Arbeitgebers.

Klar abzugrenzen sind Aufträge, die man für den Arbeitgeber in Deutschland ausführt. Das wäre eine Entsendung und kein Telework.

Arbeitsrecht

Bei manchen hat das Homeoffice auch arbeitsrechtliche Konsequenzen. Dies gilt vor allem dann, wenn hauptsächlich oder ausschließlich im Homeoffice gearbeitet wird. Dann werden auch deutsche rechtliche Anforderungen an das Arbeitsverhältnis gelten, selbst wenn dänisches Recht vereinbart wurde. Bei diesen Arbeitsverhältnissen ist es oft sinnvoll, wenn man alles unter deutsche Rechtsvorschriften bringt, also Steuer, Sozialversicherung und Arbeitsrecht. Dänische Arbeitgeber müssen hier die Hilfe eines deutschen Buchführungsbüros oder eines Steuerberaters in Anspruch nehmen. U.U. sollte wegen des Arbeitsrechts ein Anwalt hinzugezogen werden.

Achtung Betriebsstätte

Für Arbeitgeber ist es wichtig, dass durch das Homeoffice des Mitarbeiters nicht unbeabsichtigt eine Betriebsstätte in Deutschland begründet wird. Dies kann der Fall sein, wenn der Mitarbeiter Führungsaufgaben wahrnimmt, der Geschäftsleitung angehört oder zeichnungsbefugt ist und selbständig Verträge abschließen darf. Nicht „betriebsstättengefährlich“ ist es hingegen, wenn der Mitarbeiter lediglich unterstützende Arbeiten durchführt, was für die meisten Mitarbeiter im Büro gelten dürfte. Wenn Arbeitgeber unsicher sind, können sie für eine relativ geringe Gebühr von ein paar hundert dänischen Kronen eine verbindliche Auskunft der dänischen Steuerbehörde einholen. Hierbei kann ein dänischer Revisor (Steuerberater) helfen.